一、档案收集

1.办公室负责人事、文书档案的相关工作。每年度对所有文件、资料进行全面的清查整理，按档案处理规定进行收集、整理、分类、编目、装订、归档。做到内容齐全，分类准确，编目清晰，装订整齐，易于查找。收集的材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料。未经组织审查核实，个人提供的材料不予收集。

2.档案材料收集一般以年为单位，重要材料可即时送交。

3.所收集的材料内容必须完整、明确并具单位意见和印章，手续必须符合要求，外在形式必须规范。

4.圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写的材料不得归档，如确有必要，须经过重新制作或复制方可收集。

二、档案查借阅

1.查阅档案的人员必须是单位委派人员，有中共党员身份并持有相关部门、单位开具的介绍信。查阅人事档案的还必须持有《查阅干部档案审批表》，任何人不得查阅本人及其亲属的档案。

2.档案管理人员对提供查阅的档案要进行登记并全程参与，确保档案查阅流程规范、摘抄规范、复制规范。

三、档案移交

1.转递档案材料必须做到及时、准确、安全。

2.干部人事档案转递应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人、其他人自带。

3.文书档案移交必须经数字化并通过抽验方可移交区档案馆。

4.建立“档案材料转进”“档案材料转出”登记簿，并及时登记。

5.干部的调动（非本系统内）或职务变动（管理权限非本系统），其档案在15天内转入或转出，避免人档分离。

四、档案保管

1.人事档案保管范围及期限与干部管理权限相一致。文书档案保管范围及期限与区档案馆要求一致。

2.库藏档案经常进行检查，备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防霉、防尘、防高温等安保设施，确保绝对安全。

3.非保管人员及无关人员一律不得进入档案室。

4.经过鉴别，凡属销毁材料，必须详细登记，并报请主管单位党组织和有审批权限的相关部门批准。未经批准，任何单位或个人不得擅自销毁档案材料。在整理、复制等工作中形成的各种草稿、重复件等，一律按保密纸处理或销毁。